Intégration de la signature électronique dans le moteur de workflow X3

Dans quel contexte, l’inclusion de la signature électronique dans le workflow de Sage X3 s’est-elle effectuée ?

Lors d’un précédent article nous vous avions parlé de l’intégration des services de signature électronique UNIVERSIGN dans Sage X3. Comme prévu, nous avons poursuivi l’intégration de ces services afin d’en automatiser le déclenchement via le moteur de workflow X3 que nous avons enrichi avec des paramétrages et des fonctions complémentaires.

À quels objectifs cette intégration va-t-elle répondre ?

Le premier niveau d’intégration permettait « simplement » de faire appel aux services de e-signature UNIVERSIGN depuis Sage X3 ➚. Nous avons ensuite souhaité apporter de la valeur fonctionnelle supplémentaire en associant le déclenchement des demandes de signatures avec le moteur de workflow.

Notre objectif était d’automatiser cette demande en fonction de paramétrages fins ajoutés dans le moteur de workflow de Sage X3.

Cela nous permet d’apporter aux utilisateurs une gestion complète allant du déclenchement du workflow jusqu’à l’envoi de la demande de signature en passant par l’intégration des pièces jointes à faire signer, et cela sans action particulière du demandeur.

Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une solution automatisée et fiable d’échange d’information avec leurs clients, leurs fournisseurs ou leurs collègues pour les échanges internes.

Comment cette solution de dématérialisation fonctionne-t-elle ?

La solution s’appuie sur 3 fonctions que nous avons ajoutées ou enrichies dans Sage X3 ➚ :

1. Le moteur de workflow que nous avons complété de paramètres supplémentaires permettant de :

• Définir la liste des destinataires et, parmi ceux-ci, identifier ceux qui seront signataires
• Choisir et envoyer l’email enrichi en sélectionnant son format et sa structure de présentation.
• Définir la liste des documents à joindre lors de la génération de l’email déterminé par le workflow et parmi ces documents ceux qui seront soumis à une demande de signature.

2. Les fonctions et paramétrages des types de documents et des catégories de documents que l’on devra récupérer dans les différents objets de l’ERP X3 ➚ (clients, fournisseurs, articles, lots, …). De fait, ils ont vocation à être intégrés en pièce jointe dans l’email du workflow déclenché et/ou dans la collecte de signature électronique UNIVERSIGN ➚.
3. Les fonctions de création des collectes de signatures électroniques et l’appel au service de demande de signature UNIVERSIGN en automatique afin d’éviter des manipulations complémentaires à l’utilisateur.
L’association de ces nouvelles fonctions nous permet maintenant de proposer une forte valeur ajoutée à nos nouveaux modules de workflow avancé et de signatures électroniques qui se complètent parfaitement.

Quels bénéfices attendre de cette solution de workflow avancé ?

Cette complémentarité de nos 2 modules, workflow avancé et signature électronique, vous permettra d’automatiser et de fiabiliser les échanges entre votre société et les sociétés avec lesquelles vous communiquez.

Elle vous permettra aussi d’accélérer la dématérialisation des échanges, tout en les sécurisant.

Enfin, elle nous permettra d’accompagner votre volonté à :

• Moderniser votre solution,
• Raccourcir les délais de réponse et de validation des échanges commerciaux,
• Diminuer l’usage papier et les traitements administratifs induits.