Nouveautés SAP Business One FP2608 : ce que la mise à jour change pour vos équipes

MRP et achats : planifier et consulter les fournisseurs depuis le navigateur

• Les scénarios MRP se gèrent dans le client web. Le planificateur y crée, modifie et exécute ses scénarios en choisissant l'horizon, les articles, la source des stocks et les documents à prendre en compte.
• Le calcul des besoins peut être programmé. Lancé la nuit, il livre ses recommandations le matin. Les documents d'achat ou de production se génèrent ensuite directement depuis ces recommandations.
• Un assistant envoie les demandes d'offres à plusieurs fournisseurs en une fois. Il crée les demandes à partir des besoins en stock et les adresse à tous les fournisseurs d'un groupe. Chacun reçoit la même demande, ce qui rend les réponses comparables.

Tarifs et remises

• Les listes de prix se gèrent depuis le navigateur. Une liste se construit à partir d'une liste de base et d'un facteur, avec la possibilité de forcer un prix à la main.
• Les groupes de remises gagnent en souplesse. Les remises se définissent par groupe d'articles, propriété ou fabricant, en pourcentage ou par quantité (sur le principe « X achetés, Y offerts »).
• Les prix spéciaux par partenaire se recalculent seuls. Quand une remise change, le prix remisé est mis à jour, et les prix spéciaux d'un client se copient vers d'autres partenaires.

Deux nouveaux rapports permettent de vérifier les prix et remises réellement appliqués.

Stocks et logistique : du prélèvement au bon de livraison

• Le Pick & Pack et les listes de prélèvement arrivent dans le client web. Les lignes de commandes ouvertes sont regroupées en listes de prélèvement, par client par exemple, puis marquées comme prélevées ligne par ligne ou en une seule action. Le bon de livraison se génère depuis la même application, sans ressaisie entre l'entrepôt et l'ADV.
• La réévaluation des stocks se fait depuis le navigateur. Elle couvre les articles valorisés en FIFO, au prix standard ou au coût moyen pondéré, et l'écriture comptable est générée à l'enregistrement.

Finance : relances, rapprochements et paiements

• L'assistant de relance guide la campagne de bout en bout. L'utilisateur choisit les niveaux de relance, sélectionne les clients, contrôle les factures en retard et peut faire comptabiliser automatiquement les intérêts et les frais. Les paramètres s'enregistrent pour les campagnes suivantes.
• Le rapprochement bancaire propose trois modes. En manuel, l'utilisateur associe lui-même les lignes du relevé. En semi-automatique, il valide les correspondances suggérées. En automatique, les gros volumes sont traités en une passe et seules les lignes non rapprochées restent à examiner.
• Le lettrage passe dans le navigateur. Les comptes tiers et les comptes généraux se lettrent à la main ou automatiquement selon des règles définies à l'avance.
• La campagne de paiement se déroule en trois étapes. Sélection des échéances, ajustement de la proposition, puis exécution immédiate ou programmée.

Reporting : quatre nouveaux rapports d'analyse

Les quatre rapports fonctionnent de la même façon : un tableau affiche les indicateurs agrégés, un clic ouvre le détail des transactions, un second mène à l'écriture ou au document d'origine.

• Le Grand livre se consulte par compte général ou par partenaire. C'est une piste d'audit pratique lors des échanges avec l'expert-comptable.
• L'analyse des achats présente les quantités et les coûts par fournisseur, par année et par trimestre.
• Les mouvements de stock se suivent en quantité et en valeur, avec une vue de rentabilité par client, article et commercial.
• La comparaison du compte de résultat complète l'ensemble côté finance.

Projets, calendrier et ressources humaines

• La gestion de projets dispose d'un espace complet. Étapes, ressources, problématiques ouvertes et feuilles de temps sont accessibles dans le client web. Un projet se découpe en sous-projets, avec une vue de synthèse des coûts et budgets.
• Un calendrier permet de réorganiser les activités par glisser-déposer, d'un créneau ou d'un collaborateur à l'autre.
• La fiche employé affiche un organigramme, et une absence de plusieurs jours se saisit en une fois.

Impression et e-mails

• Les PDF se regroupent ou se séparent selon le besoin. Plusieurs documents peuvent tenir dans un même fichier, ou être générés à raison d'un PDF par document ou par partenaire. L'ADV peut ainsi envoyer à chaque client ses factures du mois sans tri manuel.
• Les séquences d'impression Crystal Reports sont mieux prises en charge, par exemple pour enchaîner une facture et son bon de livraison.
• Les e-mails gèrent les destinataires À, Cc et Cci, et l'envoi peut passer par Microsoft Outlook.

Rappel : ce que le FP2602 avait apporté aux équipes

Si votre base n'a pas encore été mise à jour en FP2602, le passage en FP2608 inclut aussi ses principaux apports :

• Les Process Maps, cartes visuelles des flux « devis à encaissement » et « commande d'achat à paiement »
• La production dans le client web : ordres de fabrication, lots, numéros de série, ressources et gammes
• Des gains de saisie en comptabilité : import d'écritures depuis Excel, copier-coller de lignes
• L'envoi d'e-mails depuis Outlook, tracés comme activités dans le CRM
• La facturation électronique Peppol, présentée dans notre article ERP et facturation électronique

Préparer le passage à SAP Business One FP2608

Les nouvelles applications du client web demandent un paramétrage initial et une prise en main par les utilisateurs concernés : planificateurs pour le MRP, comptables pour les rapprochements et les relances, magasiniers pour le Pick & Pack. L'activation de l'IA suppose une décision sur le budget et sur l'usage des données. La compatibilité des add-ons et des développements spécifiques se vérifie avant la mise à jour, comme pour toute montée de version.

Chez ERT Intégration, nous accompagnons nos clients dans l'analyse d'impact, la planification de la mise à jour et la formation des équipes. Pour savoir ce que le FP2608 peut apporter à votre organisation, nos consultants sont disponibles pour un échange.